Índice de contenidos

I. Presentación de la Plataforma de Registro y Seguimiento a los Planes de Desarrollo

II. Cómo ingresar a la Plataforma de Registro y Seguimiento de PDU/PDIs

III. Cómo ingresar un PDU/PDI

3.1 Cómo añadir y modificar objetivos

3.2 Cómo añadir metas

3.3 Cómo añadir resultados

a.Sin presupuesto

b. Con presupuesto

3.4 Cómo editar un resultado

3.5 Cómo eliminar un resultado

IV. Búsqueda dentro de la Plataforma

4.1 Búsqueda de objetivos

4.2 Búsqueda de resultados

4.3 Cómo exportar/imprimir objetivos y resultados

V. Seguimiento de Resultados

5.1 Cómo ingresar seguimiento

5.2 Cómo editar seguimiento

5.3 Cómo exportar/imprimir seguimiento

VI.Seguimiento de resultados finales (Metas PDU)-Autoevalución

6.1 Cómo ingresar la autoevaluación

6.2 Cómo editar la autoevaluación

6.3 Cómo exportar la autoevaluación

VII. Cómo obtener un reporte

7.1 Reportes consolidados

7.2 Reportes detallados

7.3. Informe de gestión

 

I. Presentación de la Plataforma de Registro y Seguimiento a los Planes de Desarrollo

El Plan Estratégico Institucional de la PUCP (PEI) contiene los objetivos institucionales y metas estratégicas de la universidad para el periodo 2018 - 2022. Su implementación implica, entre otras acciones, el planeamiento de las unidades académico administrativas en coherencia con el marco estratégico institucional, lo que conlleva acciones de seguimiento para el cumplimiento de las mismas.

Para mayor información sobre el PEI 2018 – 2022 consultar ¿Qué es el PEI?

En este contexto, los Planes de Desarrollo elaborados por las facultades y sus departamentos como unidades académicas (PDU), así como de los centros e institutos de investigación (PDI) contienen sus objetivos y metas estratégicas articuladas con el PEI, así como sus resultados y/o productos anuales vinculados a sus correspondientes presupuestos, sobre los cuales se realiza el seguimiento y monitoreo respectivo de cara al logro de los propósitos trazados.

La Plataforma de Registro y Seguimiento a los (PDU/PDI) es una herramienta tecnológica ubicada en el Campus Virtual que permite optimizar procesos de captura, procesamiento y consulta de información y generación de reportes relacionados con los planes de desarrollo de las unidades.

Por medio de la Plataforma se logra la virtualización del registro de información de los objetivos, metas, resultados, productos y presupuestos planificados en los PDU y PDI lo que hace posible que la comunidad universitaria pueda acceder a la información de la planificación de las unidades, lo que favorece la transparencia en la gestión. Asimismo, las propias unidades hacer el seguimiento a su avances, lo que promueve una lógica de gestión por resultados en la universidad.

Para mayor información, consultar: Materiales y herramientas de trabajo.

II. Cómo ingresar a la Plataforma de Registro y Seguimiento de PDU/PDIs

Antes de registrar o modificar información en la plataforma ubicada en el Campus Virtual, usted deberá contar con los permisos necesarios. En caso no los tuviese, deberá solicitarlos a la Dirección de Informática (DIRINFO) mediante una Solicitud de autorizaciones de la DAPE. Para mayor detalle, sírvase revisar el manual en línea: Solicitud de autorizaciones.
Una vez que la autoridad de la unidad apruebe los permisos, usted contará con permiso para utilizar la Plataforma.

Para acceder a la plataforma, ingrese al Campus Virtual deberá hacer clic en el ícono Menú, luego haga clic en Universidad y seleccione Organizaci&oacuten.

Luego, haga clic en la opción Planeamiento y elija Registro de los Planes de Desarrollo de las Unidades académicas.

Seleccione la unidad organizacional a la que pertenece y presione el botón Consultar.
Nota: Si usted pertenece a un Centro, elija la Unidad a la cual éste se encuentra adscrito.

III. Cómo ingresar un PDU/PDI

3.1. Cómo añadir y modificar objetivos

Los Planes de Desarrollo (PDU/PDI) contienen los objetivos estratégicos con un determinado horizonte temporal. Para ingresar el Plan de Desarrollo de la Unidad, deberá ingresar primero los objetivos del Plan de Desarrollo. Para ello, presione el botón Añadir.

En esta pantalla, usted deberá:

1. Seleccionar el Eje PEI, el Objetivo PEI y la Meta PEI que estén vinculados al objetivo ingresado.

2. Asimismo, se deberá ingresar la fecha de inicio y fecha de fin del objetivo PDU/PDI.

3. Luego deberá registrar el Objetivo PDU/PDI (se recomienda emplear un máximo de 20 caracteres).

En la Sub Unidad Proponente, se deberá colocar la sub unidad que corresponda según el caso dentro de las opciones del menú desplegable. Por ejemplo: los centros de investigación adscritos a los departamentos son sub unidades dentro de los departamentos a los que pertenecen.

Nota: Recuerde que es obligatorio registrar todos los campos que están en negrita.

En los campos Eje PEI y Objetivo PEI usted encontrará las opciones predeterminadas en un menú desplegable para que le permita realizar el vínculo de los contenidos de su Plan de Desarrollo (PDU/PDI) con los del Plan Estratégico Institucional (PEI).

En el caso de que el Objetivo PDU/PDI ingresado no tenga un correlato con los Objetivos del PEI, colocar la opción del menú desplegable “Objetivos propios de la Unidad”.

En el campo de “Descripción del Objetivo PDU”, usted podrá ingresar alguna observación que tuviera sobre el Objetivo.

La sección Comentarios / Observaciones sobre el objetivo PDU/PDI es un campo de llenado opcional en el que usted podrá consignar información adicional que se considere conveniente tomar en cuenta con respecto de dicho Objetivo.

Luego, deberá ingresar el responsable del Objetivo PDU/PDI, que en todos los casos será la autoridad máxima de la Unidad (Decano de la facultad, Jefe del departamento, Director del centro o instituto).

Nota: Recuerde que los campos que están en negrita son obligatorios.

Para buscar el código del responsable, haga clic en el ícono de la persona.

Ingrese los criterios de búsqueda y presione el botón Buscar.

Seleccione el nombre de usuario que corresponda.

Modificar un Objetivo

Una vez que su Plan de Desarrollo tenga información registrada en la Plataforma, esta información podrá ser editada de acuerdo a los permisos que el usuario posea. Solamente las autoridades de las unidades tienen autorización para modificar el nivel de Objetivos estratégicos. Cualquier tipo de modificación deberá ser previamente comunicada al coordinador DAPE asignado a su unidad.

Para editar un Objetivo PDU/PDI presione el botón Editar.

Luego, modifique los datos en Objetivo PDU/PDI; por último, presione Grabar.

Nota: Es indispensable colocar la fecha de inicio y fin del Objetivo para poder grabar la información.

3.2. Cómo añadir metas

Una meta PDU/PDI hace referencia a determinado logro concreto y medible que se espera alcanzar en el plazo establecido en los Planes de Desarrollo. Cada meta indica de manera más precisa los resultados y cambios que se generarán en la unidad al cumplir dichos objetivos expresados en sus indicadores. Cada objetivo puede tener una o más metas asociadas.

Si desea agregar más metas, haga clic en el enlace Añadir fila.

Las metas de su PDU/PDI pueden estar vinculadas a una Meta PEI o ser metas propias de la unidad.

En la casilla Meta PEI usted encontrará un menú desplegable con opciones que tienen las Metas PEI a las que se puede vincular la meta de su PDU/PDI.

Luego de ingresar la meta PDU/PDI, debe ingresar el indicador correspondiente a la meta PDU/PDI.
Al registrar la información solicitada, presione el botón Grabar.

Luego de registrar y grabar todos los campos relacionados con la parte estratégica de su PDU/PDI (objetivos, metas e indicadores), visualizará la información registrada haciendo clic en el botón de Objetivos.

Cómo eliminar una meta

Para eliminar una meta PDUPDI, sírvase activar la casilla Eliminar y luego Grabar.

Nota importante: Esta acción puede ser necesaria en caso de que se haya cometido algún error en el ingreso de la meta en la etapa de ingreso del Plan de Desarrollo. No se podrá eliminar metas que cuenten con resultados asociados a las mismas. Para poder eliminar una meta con resultados, deberá eliminar primero los resultados asociados a dicha meta. En todos los casos, esta operación deberá ser consultada con el coordinador DAPE a cargo de su unidad.

3.3. Cómo añadir Resultados

Un resultado es un entregable medible, específico, alcanzable, relevante y con un fin determinado. Por lo general agrupa un conjunto de actividades que se asocian a estas características. El logro de los resultados debería asegurar el logro de las metas PDU en el plazo fijado. Los resultados se asocian a una meta PDU/PDI en la medida que el logro de éstos debería reflejar el logro de la meta PDU/PDI.

Para ingresar un nuevo resultado, sitúese en la meta PDU/PDI a la que este resultado se va a vincular y haga clic en Añadir resultado.

Al ingresar, coloque los datos que se le solicitan.

Una vez que llenó esta información, complete en la parte inferior el campo de “Resultado”, en la cual se consignará la descripción completa del resultado.

Nota: Por cada año que se haya registrado en la sección superior, se abrirá un campo de resultado, en tanto la mayoría de resultados están orientados a tener un plazo temporal de un año (por su vínculo con la actividad presupuestal).

La fecha de los resultados deberá estar dentro del horizonte temporal fijado mediante la fecha de fin del Objetivo PDU/PDI.

Finalmente, está el campo de “Notas de la Unidad” que es opcional y permite que la unidad coloque información que considere relevante relacionada al resultado en mención.

Al finalizar, haga clic en el botón Grabar.

Esta plataforma sistematiza dos tipos de resultados: aquellos que tienen un presupuesto subvencionado asignado para su ejecución (denominados "Con presupuesto") y aquellos resultados que aportan al Plan de Desarrollo que se realizan sin la necesidad de generar un presupuesto subvencionado (denominados "Sin presupuesto").

a. Sin presupuesto

Para este caso se debe considerar que los gastos correspondientes a este resultado se cubren con presupuesto que no es subvencionado.

Con respecto al punto 5, al momento de seleccionar la procedencia del presupuesto, existen tres opciones:

- Procedente de la ordinaria - no se puede precisar el monto. Esto se da en los casos en los cuales el resultado se financia con fondos de la ordinaria y no se puede cuantificar el monto total.

- Procedente de la ordinaria - sí se puede precisar el monto. Esto se da en los casos en los cuales el resultado se financia con fondos de la ordinaria y hay claridad del monto destinado. Si esta es la alternativa escogida, la unidad deberá colocar el monto asignado para el resultado.

- Financiado por otra unidad - esto se da en los casos en los cuales la unidad realiza el resultado con fondos procedentes de otra unidad académica o administrativa.

Una vez que escoja esta opción, visualizará la siguiente información.

b. Con presupuesto

Los resultados cuyos presupuestos se formulan por esta vía son ejecutados con presupuesto subvencionado. Estos prepuestos subvencionados pueden ser de tipo nuevo o recurrente.

Sírvase completar los datos que se solicita seleccionando Con presupuesto.

A partir del 11 de agosto del 2014, la Formulación de Presupuestos se realiza a través de CENTURIA - Presupuesto. Previo al ingreso del presupuesto, recuerde registrar su propuesta de combinación de chartfield para cada uno de los presupuestos en la opción “Sugerencia de Chartfield” de CENTURIA - Finanzas. https://mejoremospucp.pucp.edu.pe/

 

3.4. Cómo editar un resultado

Sírvase verificar los datos. En caso de que haya algún dato que deba ser modificado, haga clic en el botón Editar. Presione la opción Resultados.

Luego, seleccione un Resumen del resultado.

Presione el botón Editar.

Luego de haber presionado el botón Editar, los campos mostrados deberían ser susceptibles de edición. Una vez que haya terminado de editar los datos, presione el botón Grabar.

 

3.5. Cómo eliminar un resultado

Un resultado puede ser eliminado en caso de haber cometido algún tipo de error de redacción o de asignación de fechas durante la etapa de formulación de resultados.

Una vez que los resultados hayan sido registrados y validados por la unidad, éstos no deberan ser eliminados sin previa comunicación con el coordinador de la DAPE asignado.

Nota: Cabe resaltar que un resultado no podrá ser eliminado cuando tenga asociado un código presupuestal. Asimismo, no podrá ser eliminado un resultado que tenga información de seguimiento registrada.

En los casos que requiera la eliminación, usted deberá presionar la opción de la pestaña Resultados.

Luego, seleccione Resumen del resultado.

Por último, presione el botón Eliminar.

IV. Búsqueda dentro de la Plataforma.

4.1. Búsqueda de objetivos

Ingrese a la pestaña Objetivos.

Para proceder con la búsqueda seleccione los criterios que considere; asimismo, si desea colocar más filtros a su búsqueda, haga clic en Añadir filtros. Una vez que ha seleccionado los datos que necesita, haga clic en el botón Búsqueda.

 

4.2. Búsqueda de resultados

Para acceder, haga clic en la opción Resultados.

En esta pantalla usted podrá consultar todos los resultados registrados de su unidad.

Seleccione los criterios de búsqueda que desea filtrar. Haga clic en el botón Buscar.

 

4.3. Cómo exportar/imprimir objetivos y resultados

Exportar

Para exportar el archivo a un documento en Excel, haga clic en el botón Exportar.

Visualizará un mensaje donde se le indica que el documento en Excel se abrirá para continuar, presione el botón Abrir.

Enseguida podrá obtener el archivo.

Imprimir

Para imprimir el archivo en un documento en PDF, haga clic en el botón Imprimir.

Enseguida, podrá visualizar el archivo en formato PDF para ser impreso.

V. Seguimiento de resultados

El seguimiento permite dar cuenta del cumplimiento de los resultados anuales programados en el marco del PEI. De esta manera se pueden identificar buenas prácticas al interior de las unidades, así como aquellos elementos que facilitan o limitan el logro de las metas.

El seguimiento se da en tres momentos en el año: junio, agosto y diciembre, lo que permite que las unidades tengan un acercamiento continuo en la ejecución física y presupuestal de sus resultados con el fin de desplegar acciones concretas para encaminar su gestión al logro de los resultados planteados para el año.

Para el registro de información de seguimiento tome en cuenta las siguientes definiciones:

5.1. Cómo ingresar seguimiento

Para acceder, haga clic en la opción Seguimiento.

Al acceder, haga clic en el resultado donde quiera ingresar información de seguimiento.

Nota: Tome en cuenta que la opción que debe seleccionar es el campo Resultados.

Luego, coloque la información que se solicita. Presione el botón Grabar.

Una vez que usted coloque la información de seguimiento, ésta se grabará en el sistema. La información de seguimiento será almacenada y mostrada en la parte inferior de acuerdo a las fechas de corte institucionales fijados por la Dirección Académica de Planeamiento y Evaluación (DAPE).

Nota: Las fechas de corte institucional son útiles para el análisis de la información que realiza DAPE; lo que no excluye que las unidades pueden ingresar información de seguimiento a sus resultados en cualquier momento del año. Se recomienda registrar información de seguimiento cada vez que un resultado tenga avances que puedan ser reportados.

5.2. Cómo editar seguimiento

Una vez que usted haya registrado por primera vez seguimiento de sus resultados, tendrá que editar la información del seguimiento para los cortes sucesivos.

Para realizar la edición, presione el botón Editar.

Luego, edite los datos que deban ser actualizados. Al finalizar, presione el botón Grabar.

Cabe resaltar que la información registrada en los cortes anteriores no se pierde, ésta se almacenará en el sistema y aparecerá en el recuadro inferior titulado "Seguimiento anterior" con la finalidad de que se pueda visualizar la evolución de la ejecución física y presupuestal de sus resultados; así como los factores que limitan o facilitan el logro de éste con el fin de tomar decisiones al interior de la unidad antes de finalizar el periodo.

5.3. Cómo exportar/imprimir seguimiento

Exportar

Para exportar los seguimientos registrados, ingrese a la opción Seguimiento, luego haga clic en el botón Exportar. Usted debe elegir el año del seguimiento, de lo contrario el documento no se podrá exportar.

Nota: En caso desee exportar un seguimiento específico, sírvase realizar la búsqueda del mismo a través de filtros de búsqueda.

Enseguida, se exportará el documento en un archivo en Excel.

Imprimir

Para imprimir los seguimientos registrados, ingrese a la opción Seguimiento, luego haga clic en el botón Imprimir.

Nota: En caso desee imprimir un seguimiento específico, sírvase realizar la búsqueda del mismo.

Enseguida, podrá visualizar el archivo en formato PDF para ser impreso.

VI. Seguimiento de resultados finales (Metas PDU)-Autoevaluación

6.1 Cómo ingresar la autoevaluación

Ingrese la pestaña Autoevaluación.

6.2 Cómo editar la autoevaluación

Luego seleccione el Resultado final (Meta PDU).

Sírvase completar los campos que se solicita.

Si desea modificar la información presione el botón Editar.

6.3 Cómo exportar la autoevaluación

Para exportar el archivo a un documento en Excel, haga clic en el botón Exportar.

Enseguida podrá obtener el archivo.

VII. Cómo obtener un reporte

En dicha opción podrá encontrar tres tipos de reportes: Reportes consolidados, reportes detallados y el Informe de gestión.

7.1. Reportes consolidados

Para acceder, sitúe el cursor en la opción Reportes, luego haga clic en Consolidados.

Existen dos tipos de reportes consolidados:

7.1.1 Resultados según rangos de avance

Este reporte permite identificar la distribución de los resultados en función de los ejes a los que pertenecen y el grado de avance que han logrado.

7.1.2 Resultados según eje y tipo de presupuesto

Este reporte permite identificar la distribución de los resultados en función de los ejes a los que pertenecen y el tipo de presupuesto que utiliza para su ejecución.

7.2. Reportes detallados

Para acceder, sitúe el cursor en la opción Resultados, y luego haga clic en la opción Detallados.

Existen 6 tipos de reportes detallados:

1. Resultados financiados con presupuesto subvencionado y/o autofinanciado: Mediante este reporte usted podrá visualizar las actividades que cuentan con un presupuesto subvencionado o autofinanciado.

2. Resultados cumplidos al 100% o más: Mediante este reporte usted podrá ver el detalle de aquellos resultados que han alcanzado un avance del 100%.

3. Resultados con 0% de avance: Mediante este reporte usted podrá ver el detalle de aquellos resultados que tienen 0% de avance.

4. Fuente de procedencia de actividades sin presupuesto: Mediante este reporte usted podrá visualizar las actividades que no tienen presupuesto subvencionado de su Unidad con el detalle de la procedencia de cada una de éstas.

5. Reporte de seguimiento actual del Plan de Desarrollo: Mediante este reporte, usted podrá obtener una base de datos en Excel que contiene todos los campos de información sobre el seguimiento que su Unidad haya registrado.

6. Reporte de ejecución presupuestal por años: Mediante este reporte, usted podrá obtener una base de datos en Excel que contiene los campos de información sobre el seguimiento de su Unidad más el detalle de la ejecución presupuestal por años.

 

7.3. Informe de gestión

El informe de gestión tiene como propósito dar cuenta de los resultados anuales obtenidos respecto a la implementación del PDU/PDI, así como hacer un balance de los aspectos que facilitaron y dificultaron la implementación del Plan. Esto último puede ser un insumo importante para identificar acciones de mejora relacionadas a la gestión de la Unidad. Constituye el producto final del trabajo de planeamiento y seguimiento en cada año y debe ser aprobado por la autoridad antes de su presentación final.

Para exportar el informe de gestión de la Unidad a excel, sitúe el cursor en la opción Reportes, y luego haga clic en Informe de gestión.

Posteriormente, seleccione la unidad (o sub unidad) que corresponda, el año en base al cual se va a emitir el informe de gestión y de periodo.