El sistema de registro de incidencias en el Campus Virtual tiene como finalidad mantener el registro de las incidencias generadas en la atención de los servicios ofrecidos por la Dirección de informática, notificar las causas y establecer las medidas correctivas que sirvan para mejorar la atención de los servicios.
Para ingresar sitúe el cursor en la sección Universidad y haga clic en la opción Organización. A continuación, haga clic en Servicios informáticos. Luego, haga clic en Administración de incidencias y Registro de incidencia.
La información que registre en una incidencia dependera de su perfil. Los perfiles son los siguientes:
Será posible completar la información de una incidencia siempre y cuando el mes en el que se haya registrado no haya sido cerrado. Además, los cierres de mes se realizarán pasado el cuarto día útil del siguiente mes.
Perfil de Responsable
Podrá registrar incidencias asociadas a solicitudes informáticas o las generadas por servicios continuos (no van asociadas a una solicitud por lo cual el campo correspondiente a la solicitud no sería obligatorio registrarlo), como también completar el registro de incidencias generadas automáticamente.
Registro automático de incidencias
Primero, realice la búsqueda de incidencias. Sitúe el cursor en Incidencias y haga clic en Búsqueda de Incidencias.
Luego, puede hacer el filtro por "Mostrar sólo registros automáticos" y presione el botón Buscar.
Las incidencia registradas automáticamente son del tipo:
- Se excedió el SLA (no cumplió con el plazo establecido para el servicio).
- Ausencia de solicitud de conformidad.
- No cumple con los registros SGC.
Para acceder, ingrese al enlace con el número de la incidencia .
Presione el botón Editar.
Ingrese la información relacionada a la incidencia. Recuerde que tanto la descripción puede contener datos como fechas y tiempos en los que se atendió al usuario y las causas los motivos por los cuales no se pudo atender adecuadamente.
Registro de una nueva incidencia
El registrador deberá registrar la sección de Datos generales de la incidencia, siendo obligatorio registrar los campos: Tipo de incidencia, responsable e indicar si es un servicio continuo (por defecto se considera que no es servicio continuo).
Las incidencia que deben ser regsitradas por los responsables de los servicios son del tipo:
- Fallo proveedor interno
- Fallo proveedor externo
- Propiedad del usuario
- Otro
- Excedió el SLA en atención presencial
Si la incidencia corresponde a un servicio continuo o excede el SLA en atención presencial no es necesario que ingrese una solicitud informática y el servicio si corresponde. En estos casos, el sistema obtendrá el responsable de la solicitud informática o responsable del servicio ingresado. Con la información del responsable, el sistema obtendrá el jefe de sección y jefe de oficina.
Si es responsable de la incidencia, se activará la sección Información para ser registrada por el responsable. Luego, deberá registrar los campos: Descripción de la incidencia, Causas y Corrección. Presione el botón Grabar.
Perfil de Jefe de Sección
Podrá actualizar la información de las incidencias en las que figura como jefe de sección para completar la información que le corresponde. Presione, el botón Editar.
Si es jefe de sección se activarán las secciones de Información para ser registrada por responsable de la incidencia e Información para ser registrada por Jefe de Sección, siendo necesario que se completen los campos obligatorios. Luego, presione el botón Grabar.
Perfil de Jefe de Oficina
Podrá actualizar la información de las incidencias en las que figura como jefe de oficina para completar la información que le corresponde. Presione el botón Editar.
Si es jefe de oficina se activarán las secciones Información para ser registrada por el responsable, Información para ser registrada por el Jefe de Sección e Información para ser registrada por el Jefe de Oficina, siendo necesario que completen los campos obligatorios. Luego, presione el botón Grabar.
Si desea eliminar la incidencia, presione el botón Eliminar.
Visualizará que el estado de la incidencia aparece como Eliminada.
Nota: Recuerde que solo podrá eliminar la incidencia de registro manual que se encuentren en estado Creado. Si la información se encontrará registrada , solo el Jefe de oficina podrá eliminar la incidencia.
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