Proceso de preinscripción
Proceso de inscripción
Portal de matrícula
Horarios

Proceso de preinscripción

Permite que la Oficina Central de Registro realice la apertura de un proceso preinscripción
Para ello, deberá hacer clic en el ícono Menú, luego haga clic en Universidad y seleccione Organización.

A continuación, debe ubicar el panel de Unidades académicas y hacer clic en Ciclos Académicos.

Seguidamente, haga clic en Configuración de parámetros de matrícula.

Luego, presione sobre Parámetros por proceso.

A continuación seleccione el proceso de Preinscripción y haga clic en Consultar.

Se mostrará la última información registrada. Presione sobre el botón Editar.

La Oficina Central de Registro puede indicar la fecha de inicio y fin del proceso, así como el rango de horarios. Adicionalmente, puede indicar el mensaje que visualizarán los alumnos cuando dicho proceso no se encuentre activo. Finalmente, haga clic en Grabar.

Por otra parte, la Oficina Central de Registro puede indicar las unidades que participarán del proceso. Para ello haga clic en Unidades por proceso.

Seleccione el ciclo, luego el proceso de Preinscripción y haga clic en Consultar.

A continuación se muestra la lista de unidades que participarán del proceso. Haga clic en Editar para visualizar la lista de todas las unidades académicas.

La Oficina Central de Registro debe indicar las unidades que participan del proceso de preinscripción con su respectiva cantidad de máximos créditos permitidos.

Adicionalmente, en caso se requiera borrar alguna unidad, se selecciona la unidad en la columna Eliminar. En caso se requiera agregar una unidad académica, en la parte inferior se muestra una facilidad para agregar alguna unidad. Una vez ingresada la información, presione Grabar.

Luego de finalizado el cierre de preinscripción, la Oficina Central de Registro puede también realizar el envío de correo al momento de seleccionar la opción Enviar correo.

Nota: Se recomienda que el envío de correo se realice finalizado el segundo grupo de preinscripción ya que los alumnos pueden participar de ambos grupos.

Se mostrará una ventana de diálogo preguntándole si desea realizar el envío. De estar seguro presione el botón Aceptar.

Una vez enviado el correo, podrá visualizar un mensaje de confirmación en la parte superior.

Nota: Finalizado el proceso de envío masivo de correo a los alumnos preinscritos, la Oficina Central de Registro recibirá también un correo confirmando la finalización del envío de correo masivo a los alumnos.

Proceso de inscripción

Permite que la Oficina Central de Registro realice la apertura del proceso de matrícula en línea
Al igual que el proceso de Preinscripción, puede configurar los parámetros del proceso de matrícula en línea. Seleccione el proceso de Inscripción y haga clic en Consultar.

Se mostrará la información ingresada, haga clic en Editar.

A continuación, la Oficina Central de Registro puede indicar la fecha inicio y fin del proceso, así como el rango de horas. Adicionalmente, debe indicar el mensaje que visualizarán los alumnos cuando dicho proceso no se encuentre activo. Presione Grabar para guardar la información registrada.

Nota: La Oficina Central de Registro tendrá la facilidad de configurar el Mensaje de proceso cerrado según la etapa en que se encuentre el proceso de inscripción. Por ejemplo:

Mensaje antes de la inscripción: <p>El proceso de inscripción vía Campus Virtual para el Ciclo de 2007-1 empezará el viernes 16 de febrero de 2006 a las 8:00 a.m. y finalizará el jueves 22 de febrero de 2007 a las 6:00 p.m.</p>Oficina Central de Registro

Mensaje que se muestra al finalizar la inscripción: <p>El proceso de Inscripción vía Campus Virtual ha finalizado. El proceso de Modificación de la inscripción vía Campus Virtual será desde las 08:00 a.m. hasta las 6:00 p.m. del viernes 8 de marzo.</p>Oficina Central de Registro

Mensaje que se muestra al finalizar la modificación de la inscripción: <p>El proceso de Modificación de la inscripción vía Campus Virtual ha finalizado. El proceso de Renuncia de la pre matrícula se realizará desde las 5:00 p.m. hasta las 10:00 p.m. del domingo 08 de marzo.</p>Oficina Central de Registro

Cierre del sistema por modificación de horarios para las unidades: <p>Debido a la necesidad de efectuar ajustes de horarios por parte de las Unidades Académicas, el sistema no estará disponible el día de hoy viernes 26 de febrero de 2010 desde las 12:00 m hasta la 2:00 p.m.</p>Oficina Central de Registro

Mensaje durante suspensión de la inscripción para el cambio de código de egresados de Estudio Generales en verano: <p> Debido a la necesidad de efectuar el cambio de código de egresados de Estudios Generales en verano y el recálculo de la posición relativa, el sistema no estará disponible el día de hoy lunes 31 de julio de 2018 desde las 08:00 p.m. hasta las 11:00 p.m.</p>Oficina Central de Registro

La Oficina Central de Registro debe indicar las unidades que participarán del proceso. Para ello haga clic en Unidades por proceso.

Seleccione el ciclo, luego seleccione el proceso de Inscripción y haga clic en Consultar.

A continuación se mostrará la lista de unidades que participarán del proceso. Haga clic en Editar para visualizar la lista completa de las unidades académicas.

La Oficina Central de Registro puede indicar las unidades que participan del proceso de inscripción virtual con la respectiva fecha de término. La opción permite copiar la fecha y hora indicada de la primera fila para las demás. Una vez ingresada la información, presione Grabar.

Portal de matrícula

Permite que la Oficina Central de Registro configure el portal de matrícula. Seleccione el proceso de Portal de matrícula y haga clic en Consultar.

Se mostrará la información que contiene el portal, haga clic en Editar para ingresar nueva información.

A continuación, debe seleccionar el ciclo de inscripción así como el ciclo considerado para las notas (para el ciclo de verano se toma en cuenta el ciclo del 1er semestre). Luego, puede definir 5 eventos resaltantes que se mostrarán en el portal de matrícula así como indicar un archivo en PDF donde se muestre el calendario completo de matrícula. Del mismo modo, se muestra la opción para indicar el documento proporcionado por Escuela de Posgrado con documentación relacionada al proceso de articulación Pregrado-Posgrado.
Adicionalmente, se muestra rutas de enlace sobre información del proceso de matrícula y un manual de inscripción. Presione Grabar para guardar la información registrada.

Puede visualizar una vista preliminar de la información ingresada anteriormente, esto le permitirá verificar si los datos registrados están completos y correctos. Para ello haga clic en Vista preliminar. Adicionalmente, puede verificar si los documentos registrados son los correctos seleccionando la opción al lado de cada documento.

Al seleccionar vista preliminar, se permitirá visualizar la configuración realizada en el portal de matrícula.

La numeración de la imagen anterior como parte de la configuración del portal de matrícula se encuentra plasmada en la vista preliminar de la siguiente imagen.

Horarios

Permite que la Oficina Central de Registro otorgue o restrinja el acceso a realizar modificaciones de horarios antes, durante o después del proceso de matrícula virtual. Seleccione el proceso Horarios y haga clic en Consultar.

A continuación, se mostrará la lista de las unidades académicas que han creado su calendario académico. Presione Editar.

Los parámetros que la Oficina Central de Registro puede administrar son los siguientes:

• Habilitar/Deshabilitar la modificación de la oferta de cursos: Si la opción se encuentra habilitada, las unidades podrán ofrecer cursos a matrícula del ciclo seleccionado.
• Habilitar/Deshabilitar la modificación del calendario: Si la opción se encuentra habilitada, las unidades podrán actualizar su calendario académico y sus secuencias
• Habilitar/Deshabilitar la modificación de vacantes: Si la opción se encuentra habilitada, las unidades podrán actualizar vacantes de los cursos ofrecidos a matrícula
• Habilitar/Deshabilitar la programación de jueves cultural. Actualmente el sistema restringe la programación de sesiones de 12m a 3p.m los jueves culturales. Con esta opción deshabilitada, las unidades no podrán ingresar sesiones en este rango de horas.
• Habilitar/Deshabilitar la participación de vacantes diferenciadas. Con esta opción la Oficina Central de Registro podrá indicar si alguna unidad desea participar ofreciendo vacantes a alumnos de otras unidades de manera que en el proceso de inscripción se visualice la posición relativa real del alumno en el curso inscrito.Se debe considerar adicionalmente que antes que la Oficina Central de Registro indique que una unidad participará de vacantes diferenciadas, esta unidad debe coordinar con las otras unidades que compartirá vacantes y registrar una solicitud de autorizaciones solicitando el permiso a las aplicaciones: Oferta de vacantes a alumnos de otra unidad y registro de cursos de libre disponibilidad.

Si durante el proceso de inscripción virtual, alguna unidad solicita la apertura del sistema para realizar modificaciones de horarios, la Oficina Central de Registro debe habilitar lo siguiente: “Modificar oferta de cursos” y “Modificar calendario” para la unidad que solicita. Es importante que la Oficina Central de Registro informe a la unidad que realizar una modificación de sus horarios durante la inscripción podría generar un cruce a cualquier alumno, por tal motivo es de suma importancia que la unidad valide que no exista cruces y que informe a los alumnos ante cualquier inconveniente que se presente.